Alle norske deltakere og ledere er nå registrert som påmeldt hos arrangøren av the 24th World Scout Jamboree (registreringsfase 1). Du har enten akkurat fått, eller vil få en epost direkte fra leiren med informasjon til den enkelte deltaker, der deltakere og foreldre til deltakere under 18 år, må godta og signere flere skjema med samtykkedokumenter (registreringsfase 2).
Disse skjemaene kommer i tillegg til de skjemaene som deltakerne allerede har fylt ut og sendt inn og de må godkjennes for å få lov til å delta på leiren.
I denne e-posten følger det viktig informasjon om utfylling av disse skjemaene. Dette er det du må gjøre.
-
Les denne e-posten med vedlegg nøye, slik at du er forberedt på hva du må gjøre i de neste trinnene. Du skal ikke signere eller sende inn noen av skjemaene (verken det norske eller engelske) som ligger ved denne eposten. De er bare ment som informasjon.
-
Senest 31. januar vil det komme en epost direkte fra arrangøren av jamboreen til den e-postadressen du nå mottar denne informasjonen på. Vi vet ikke nøyaktig hvilken dato samtykkeskjemaene blir sendt ut til hver enkelt, noen har allerede fått dem, så det kan være lurt å følge med på at eposten ikke havner i spam-filteret ditt. Her får du en unik kode, og en link til registreringen.
-
Innen en uke etter at du mottar dokumentene fra leiren, skal du
Følge linken Consent UPLOADs Form, logge deg inn med din kode og skrive ut følgende skjemaer (dette ligger samlet i filen vi har fått fra leiren).
-
-
Vær forberedt (Be Prepared)
-
Samtykkeskjema (Consents and Acknowledgements)
-
Godkjenning av rafting (River Rafting Acknowledgement), frivillig
-
Behov for å slippe vaksinering (Immunization Exemption). NB! Du skal IKKE sende inn dette skjemaet med mindre du har medisinske grunner for ikke å ta vaksiner. Dette skjemaet er ikke med i den oversatte informasjonen vi sender deg nå, hvis du tror du trenger å sende det inn ta kontakt med jamboree@speiding.no først).
-
Skriv under hvert skjema
-
Scan inn som PDF med navn ETTERNAVN__FØRSTE BOKSTAV I FORNAVN_NAVN PÅ SKJEMA (f.eks. OEIESTAD_E_BePrepared). En fil for hvert skjema
-
Last opp dokumentene
-
Gå igjen til: Consent UPLOADs Form
-
Du trenger registreringskoden du får i eposten
-
Velg og last opp dokumentene
Fase 2 av registreringen er da ferdig
-
Send deretter en epost til troppsleder med beskjeden: Har fylt ut C&A.
-
Etter at samtykkedokumentene er godkjent av leiren og vi godkjenner at du skal være med vil du etterhvert få en ny epost med en lenke til helseinformasjonsskjemaet (registreringens fase 3). Dette vil det komme informasjon om i en egen epost etterhvert.
Ved problemer kontakt Registration@2019wsj.org send også kopi til jamboree@speiding.no
OM SKJEMAENE SOM BLIR SENDT UT OG SOM SKAL SIGNERES:
Alle må signere leirens samtykkeskjemaer for å få lov til å være med på leiren. For speiderne er det foreldre/verge som underskriver.
Uten at disse skjema godkjennes kommer man ikke inn på leiren. De inneholder generelle krav om at man er en del av et speiderforbund, at man skal godkjenne leirens regler, godta å få medisinsk hjelp ved behov og forstå at enkelte av aktivitetene er forbundet med risiko, noe som beskytter arrangøren mot å saksøkes. Her skiller de amerikanske arrangørene seg fra det vi er vant med på norske leirer, men det betyr ikke at dette er en leir med farlige aktiviteter. I USA er det en helt annen tradisjon for å fraskrive seg ansvar for risiko, for å unngå å bli saksøkt dersom noe skulle skje med deltakerne på leiren. Alle norske speidere er dekket av speiderforbundenes forsikringer og egne reiseforsikringer under hele turen til USA. Det er også et punkt om at du ikke vil få penger om noen bruker bilder av deg tatt på leiren.
For risikoaktiviteter beskrives muligheten for å skade seg, enten det er å krasje med sykkel, drukne mens man står på paddleboard eller falle utfor en sti. Graden av risiko vil selvsagt variere, det er for eksempel åpenbart at stisykling i tøft terreng er mer risikofylt enn mange andre aktiviteter. Enkelte av aktivitetene (sykkel og skateboard) ville ha en “kvalifisering”, der man ikke får begynne rett på det vanskeligste nivået, men må vise at man klarer enklere aktiviteter først. Man kan i stor grad velge aktiviteter selv, men mange av dem er det leiren kaller “high adventure”. Det er derfor også viktig at alle vurderer egne ferdigheter før man deltar på de enkelte aktivitetene.
Det er også en egen erklæring som må underskrives for å få lov til å delta på rafting (en mulig aktivitet utenfor leiren som ca. halvparten av speiderne kommer til å få vært med på). Denne begynner er på side 15 i det engelske dokumentet og side 18 i oversettelsen. Det er ikke et krav om å delta på rafting for å være med på leiren, så hvis dere ikke underskriver denne kan dere fortsatt dra på leir, men ikke rafte. Du bør også sjekke om din reiseforsikring må endres for å dekke rafting.
Det er en egen våpenaktivitet på leiren. Det er lange tradisjoner på amerikanske leire for å ha dette som en av sine aktiviteter. Våpenaktiviteten foregår et godt stykke borte fra leirplassen, og heller ikkje denne er obligatorisk å være med på. VI har fulgt opp leiren med spørsmål om aktiviteten spesielt, og fått forsikringer om at de har et særlig fokus på sikkerhet og trygg gjennomføring av aktiviteten.
Med denne eposten følger en oversettelse av “consent and acknowledgement form”, originalen på engelsk følger også med i samme e-post. Dokumentet slik vi har fått det fra leiren inneholder både informasjon for voksne deltakere og speidere (14-18 år). Se derfor på den delen som er relevant for deg. Teksten for speidere begynner på side 8 i det engelske dokumentet, og side 10 i denne oversettelsen.
DETTE ER E-POSTEN SOM VIL KOMME FRA ARRANGØREN:
Slik ser eposten dere får ut. Teksten i gult vil være en tallkode.
Greetings from the 24th World Scout Jamboree Registration Team!
Congratulations on being selected by your National Scout Organization to participate in the 24th World Scout Jamboree at the Summit Bechtel Reserve, West Virginia USA on 22 July 2019 – 2 August 2019!
We are excited to welcome you to an amazing event and will be assisting you through the registration process. Your National Scout Organization has just completed the first step of your registration by submitting your name to our registration system and creating a record just for you. Your unique Registration Code is: XXX-XXXXXX-XXXX Note: Please write this code down or print off this message so you do not lose this number. You will be using it in the next step of the registration process.
Your Next Steps:
-
Log in to view the documents
-
Click this link: Consent UPLOADs Form
-
You will need your Registration Code: XXX-XXXXXX-XXXX to log in
-
Open and print the forms applicable to you; see list below:
-
Be Prepared (required for all)
-
Consents and Acknowledgements (required for all)
-
River Rafting (Whitewater) Release (optional for all; does not apply to IST)
-
Immunization Exemption (optional for all)
-
Sign each form
-
Scan each form into a PDF document and name it: LASTNAME_FIRST INITIAL_FORMNAME or something similar to this so that we know who and what it is.
-
Select and upload your signed documents to your record using the link above in step 1.a
-
Congratulations, you are now finished with Phase 2 of your registration process!
Need assistance? Please contact: Registration@2019wsj.org
På vegne av kontingentledelsen
Elisabeth Leere Øiestad
Nestleder