Like etter søknadsfristen 1. november starter arbeidet med et stort puslespill som til slutt skal ende opp med mange komplette tropper, en kontingentstab og et antall med IST-ere. Her kommer litt informasjon om dette puslespillet – og om når du kan forvente å få svar på om du får være med.
Hvor mange tropper?
Noe av det viktigste som kontingentledelsen må få avklart tidlig, er hvor mange tropper vi har nok folk til å lage. En jamboreetropp skal bestå av 4 ledere og 36 speidere. Det betyr at vi først ser hvor mange speidere som har søkt – og så ser vi om det har søkt mange nok ledere til å lage tropper til alle som har søkt. Hvis det er for få ledere vil færre speidere bli tilbudt plass. Den første tiden etter at søknadsfristen har gått ut vil derfor hovedfokuset ligge på lederne til tropp: Hvor mange tropper har vi ledere til?
Størrelse på kontingentstaben
Når vi vet hvor mange tropper vi kan lage, er det to ting som samtidig er avklart: Hvor mange speidere kan bli tilbudt plass, og hvor mange kan vi være i den norske kontingentstaben. For å ta det siste først, så er det slik at antallet tropper bestemmer størrelsen på kontingentstaben. Til og med 16 tropper gir en kontingentstab på 22 personer, mens vi kan være 30 med 17 eller flere tropper. Kontingentledelsen, som er på 8 personer, er en del av kontingentstaben.
Hvem kan bli tilbudt plass?
Når speiderne så skal velges ut, betyr det først og fremst noe når søknaden ble sendt inn. I tillegg vil det være tilfeller hvor bosted har noe å si – slik at vi kan sette sammen tropper hvor de fleste bor noen lunde i nærheten av hverandre. Det er også viktig at de formelle kriteriene er på plass. At søkerne er født innenfor datoene som verdensorganisasjonen har bestemt, og at det ellers ikke er noe i søknaden som tilsier at kontingenten IKKE kan tilby en plass.
Når får jeg vite noe?
Vi har et mål om å kunne sende ut tilbudsbrev om plasser og første innbetalingsblankett (3000 kr) i midten av november. Det vil være to ukers betalingsfrist på denne, til 1. desember, og innbetaling fungerer som en bekreftelse på at tilbudet om plass er akseptert. De som ikke tilbys plass i første runde, vil være på venteliste – og får fortløpende tilbud dersom det er noen som ikke takker ja til plassen.
Hvorfor haster det?
Vi må melde på antallet deltakere til arrangørene før nyttår for å slippe et ekstra gebyr for alle som melder seg på senere. Når vi har antallet på plass kan vi også starte mye av det praktiske arbeidet som har med reise og opplegg å gjøre. Målet er hele tiden at hver enkelt skal få mest mulig igjen for pengene, og da er det bra å være ute i god tid. Like etter nyttår starter vi også arbeidet med å sette sammen troppsledelser – og etter hvert troppene. Det er stor kabal som skal gå opp.
